Mestské zastupiteľstvo v Nitre v zmysle § 18e zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov    v y d á v a   tieto Pravidlá kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra mesta Nitry (ďalej len „pravidlá kontrolnej činnosti“).

Čl. 1
Všeobecné ustanovenia

• Postavenie hlavného kontrolóra, rozsah jeho kontrolnej činnosti a úlohy hlavného kontrolóra stanovuje zákon č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o obecnom zriadení).
• Tieto pravidlá kontrolnej činnosti upravujú:
• procesný postup pri výkone kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra a zamestnancov útvaru hlavného kontrolóra (ďalej len „kontrolný orgán“),
• práva a povinnosti kontrolného orgánu pri výkone kontrolnej činnosti,
• práva a povinnosti kontrolovaného subjektu a tretích osôb,
• povinnosť spracovania dokumentácie z vykonaných kontrol.
• Na účely týchto pravidiel kontrolnej činnosti sa rozumie:
• kontrolným orgánom hlavný kontrolór mesta a zamestnanci útvaru hlavného kontrolóra na základe poverenia na vykonanie kontroly,
• kontrolovaným subjektom subjekt, ktorý podlieha kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra podľa § 18d bod 2) zákona o obecnom zriadení,
• tretími osobami právnické a fyzické osoby, ktoré majú ku kontrolovanému subjektu vzťah dodávateľa výkonov, tovarov, prác a služieb, alebo akákoľvek iná právnická osoba alebo fyzická osoba, ktorá má informácie, doklady alebo iné podklady, ktoré sú potrebné pre výkon kontroly,
• prizvanými osobami zamestnanci iných orgánov verejnej správy alebo iných právnických osôb, alebo fyzické osoby s ich súhlasom a súhlasom mestského zastupiteľstva resp. primátora mesta, ak je to odôvodnené osobitnou povahou kontroly.
  
  

Čl. 2
Príprava a priebeh kontroly

Kontrolná činnosť prebieha v troch fázach:

• príprava kontroly

V rámci prípravnej fázy kontroly kontrolný orgán určí jej zameranie, cieľ a časové rámce kontroly a odborne sa pripraví  na výkon kontroly a to naštudovaním všeobecne záväzných právnych predpisov, interných predpisov a ďalších dokumentov týkajúcich sa predmetu kontroly. V odôvodnených prípadoch kontrolný orgán vypracuje osobitnú metodiku na kontrolu.

• výkon kontroly

Jedná sa o vlastnú kontrolnú činnosť. Hlavný kontrolór oznámi kontrolovanému  subjektu výkon kontroly, jej zameranie, časový rámec a vymedzí, v čom bude spočívať povinnosť súčinnosti. V rámci fyzického výkonu kontroly kontrolný orgán preskúma kontrolované doklady, vyhodnotí  ich  súlad  s kontrolnými  kritériami. Kontrolné zistenia  uvedie do správy o vykonanej kontrole. V prípade, že kontrolný orgán nezistí nedostatky, vypracuje záznam z kontroly.

• záver kontroly

V rámci záverečnej fázy kontroly hlavný kontrolór vyhodnotí podané námietky kontrolovaného subjektu, prerokuje správu o výsledku kontroly s kontrolovaným subjektom a spíše z prerokovania správy zápisnicu. V prípade zistených nedostatkov hlavný kontrolór navrhne opatrenia na ich odstránenie, prípadne navrhne vyvodenie zodpovednosti.

Čl. 3
Oprávnenia a povinnosti kontrolného orgánu

• Kontrolný orgán je v súvislosti s výkonom  kontroly oprávnený v nevyhnutnom rozsahu
  • vstupovať do objektov, zariadení a prevádzok, na pozemky a do iných priestorov kontrolovaného subjektu, ak bezprostredne súvisia s predmetom kontroly,
  • vyžadovať od kontrolovaného subjektu v určenej lehote poskytnutie originálov dokladov, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, vyjadrení a ostatných informácií potrebných na výkon kontroly,
  • odoberať aj mimo priestorov kontrolovaného subjektu originály dokladov, záznamy dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisy a ostatné informácie, ktorých vydanie nie je všeobecne záväzným právnym predpisom zakázané a ktoré sú potrebné na zabezpečenie dôkazov, vrátane iných materiálov nevyhnutných na ďalšie úkony súvisiace s kontrolou,
  • vyžadovať od kontrolovaného subjektu súčinnosť potrebnú na vykonanie kontroly, ak nemožno účel  kontroly dosiahnuť inak,
  • vyžadovať od tretej osoby predloženie originálov dokladov, poskytnutie informácií a vysvetlení súvisiacich s kontrolou v kontrolovanom subjekte a je oprávnený odobrať originály dokladov a iné materiály, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie účelu a cieľa kontroly,
  • vyžadovať od kontrolovaného subjektu prepracovanie opatrení na nápravu nedostatkov zistených kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku, ak hlavný kontrolór odôvodnene predpokladá vzhľadom na závažnosť nedostatkov zistených kontrolou, že tieto opatrenia budú neúčinné, a predloženie písomného zoznamu týchto opatrení v lehote určenej hlavným kontrolórom.

• Kontrolný orgán je pri vykonávaní kontroly povinný
  • vopred oznámiť kontrolovanému subjektu alebo tretej osobe predmet, účel a termín začatia kontroly; ak by oznámením o začatí kontroly mohlo dôjsť k zmareniu účelu kontroly, je povinný oznámenie urobiť najneskôr pri začatí kontroly,
  • preukázať sa oprávnením na vykonanie kontroly a predložiť preukaz totožnosti, alebo služobný preukaz,
  • vydať kontrolovanému subjektu a tretej osobe potvrdenie o odobratí originálov dokladov, písomností a iných materiálov mimo priestorov kontrolovaného subjektu a tretej osoby a zabezpečiť ich riadnu ochranu pred stratou, zničením, poškodením a zneužitím; tieto veci kontrolný orgán vráti tou, komu sa odobrali, ak nie sú potrebné na ďalší výkon kontroly, alebo na iné konanie,
  • oboznámiť kontrolovaný subjekt s návrhom správy z kontroly jeho doručením, ak boli zistené nedostatky a vyžiadať od neho v určenej lehote písomné námietky k zisteným nedostatkom,
  • preveriť opodstatnenosť námietok k zisteným nedostatkom a zohľadniť opodstatnené námietky v správe o výsledku kontroly a neopodstatnenosť námietok spolu s odôvodnením neopodstatnenosti oznámiť kontrolovanému subjektu,
  • prerokovať správu o výsledku kontroly s kontrolovaným subjektom,
  • uložiť v zápisnici o prerokovaní správy o výsledku kontroly kontrolovanému subjektu, aby v určenej lehote prijal opatrenia na nápravu nedostatkov zistených kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku a predložil písomný zoznam týchto opatrení , v určenej lehote predložil písomnú správu o ich splnení,
  • odovzdať správu o výsledku kontroly a zápisnicu o prerokovaní správy o výsledku kontroly kontrolovanému subjektu.

• Oprávnenia podľa odseku 1 a povinnosti podľa odseku 2 sa primerane vzťahujú aj na prizvané osoby.
  
  

Čl. 4
Oprávnenia a povinnosti kontrolovaného subjektu

• Kontrolovaný subjekt je oprávnený
  • a) vyžadovať od kontrolného orgánu a prizvaných osôb preukázanie skutočností podľa  čl.3 ods.2 písm.
  • vyžadovať od kontrolného orgánu a prizvanej osoby potvrdenie o odobratí originálov dokladov, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov a ostatných informácií potrebných na výkon kontroly,
  • písomne sa  vyjadriť ku  kontrolným zisteniam uvedeným v  správe  v  lehote určenej hlavným kontrolórom,
  • vyžadovať od kontrolného orgánu odovzdanie návrhu správy z kontroly a správy o výsledku kontroly.

• Kontrolovaný subjekt je povinný
  • vytvoriť podmienky na vykonanie kontroly a zdržať sa konania, ktoré by mohlo ohroziť jej začatie a riadny priebeh,
  • oboznámiť pri začatí kontroly kontrolný orgán a prizvanú osobu s bezpečnostnými predpismi, ktoré sa vzťahujú na priestory kontrolovaného subjektu,
  • predložiť kontrolnému orgánu na vyžiadanie výsledky kontrol vykonaných inými orgánmi, ktoré majú vzťah k predmetu kontroly,
  • umožniť kontrolnému orgánu vstup do objektu, zariadenia, prevádzky, na pozemok a iných priestorov, ktoré bezprostredne súvisia s predmetom kontroly,
  • predložiť v lehote určenej hlavným kontrolórom vyžiadané doklady a vyjadrenia, vydať mu na jeho vyžiadanie písomné potvrdenie o ich úplnosti, poskytnúť informácie o predmete kontroly a poskytnúť súčinnosť na vykonanie  kontroly,
  • dostaviť sa na požiadanie hlavného kontrolóra na prerokovanie správy o výsledku kontroly,
  • prijať v určenej lehote opatrenia na nápravu nedostatkov zistených kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku,
  • predložiť  hlavnému kontrolórovi písomnú správu o splnení opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených  kontrolou a o odstránení príčin ich vzniku,
  • prepracovať a predložiť hlavnému kontrolórovi písomný zoznam opatrení na nápravu nedostatkov zistených kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku, ak hlavný kontrolór vyžadoval podľa čl.3 ods.1 písm. f) ich prepracovanie a predloženie písomného zoznamu týchto opatrení.

• Oprávnenia podľa odseku 1 a povinnosti podľa odseku 2 sa primerane vzťahujú aj na tretie osoby.
  
  

Čl. 5
Predpojatosť

• Zamestnanci útvaru hlavného kontrolóra a prizvané osoby, ktorým sú známe skutočnosti zakladajúce pochybnosti o ich predpojatosti vo vzťahu k vykonávanej  kontrole, ku kontrolovanému subjektu alebo tretej osobe, sú povinní tieto skutočnosti písomne oznámiť  hlavnému kontrolórovi.
• Vedúci kontrolovaného subjektu môže proti účasti zamestnancov útvaru hlavného kontrolóra a prizvaných osôb podať písomné námietky  hlavnému kontrolórovi s uvedením dôvodu, ak má pochybnosti o predpojatosti zamestnancov útvaru hlavného kontrolóra alebo prizvaných osôb. Podanie námietok nemá odkladný účinok.
• Zamestnanci útvaru hlavného kontrolóra a prizvané osoby, proti ktorým podal kontrolovaný subjekt námietky podľa odseku 2., sú oprávnení vykonať pri kontrole len také úkony, ktoré nedovoľujú odklad.
• Hlavný kontrolór je povinný rozhodnúť o námietkach podľa odseku 2. najneskôr do troch pracovných dní odo dňa ich doručenia a písomne oboznámiť s týmto rozhodnutím toho, kto námietku uplatnil.
  
  

Čl . 6
Dokumentácia z vykonaných kontrol

• Dokumentáciu z vykonaných kontrol tvoria:
  • a) návrh správy z  kontroly 
  • b) správa o výsledku kontroly
  • c) záznam z kontroly
  • d) zápisnica o prerokovaní správy o výsledku kontroly
• Návrh správy z kontroly sa vypracováva vtedy, ak kontrolný orgán pri kontrole kontrolovaného  subjektu zistil  nedostatky.

• Návrh správy z kontroly obsahuje:
  • a) označenie kontrolného orgánu,
  • b) mená a priezviská a podpisy zamestnancov kontrolného orgánu a prizvaných osôb, ktoré kontrolu vykonali,
  • c) označenie kontrolovaného subjektu,
  • d) predmet a cieľ  kontroly,
  • e) kontrolované obdobie a čas vykonania kontroly,
  • f) opis zistených nedostatkov, označenie konkrétnych všeobecne  záväzných  právnych predpisov, ktoré boli porušené, spolu s návrhmi odporúčaní alebo opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku,
  • g) zoznam dokladov a písomností preukazujúcich zistené nedostatky,
  • h) dátum vyhotovenia návrhu správy z kontroly,
  • i) dátum oboznámenia kontrolovaného subjektu s návrhom správy a stanovenie lehoty na podanie námietok ku kontrolným zisteniam,
  • j) písomné potvrdenie o prevzatí návrhu správy kontrolovaným subjektom.

• Správa o výsledku kontroly obsahuje okrem náležitostí uvedených v odst.2 písm. a) až e)

      ďalej nasledovné:

• a) dátum doručenia návrhu správy z kontroly,
• b) informáciu  o   tom,  či   kontrolovaný  subjekt   podal  v  stanovenej  lehote  námietky k zisteným nedostatkom uvedených v návrhu správy z kontroly a spôsob vysporiadania týchto námietok,
• c) opis zistených nedostatkov, označenie konkrétnych všeobecne   záväzných   právnych predpisov, ktoré boli porušené, spolu s návrhmi odporúčaní alebo opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku so zohľadnením opodstatnenosti podaných námietok,
• d) zoznam dokladov a písomnosti preukazujúcich zistené nedostatky.

• Záznam z kontroly sa vypracúva, ak kontrolný orgán nezistí nedostatky.

      Na náležitosti záznamu z kontroly sa primerane vzťahuje odst.2.

• Zápisnica o prerokovaní správy o výsledku kontroly obsahuje najmä:
• a) dátum oboznámenia kontrolovaného subjektu so správou o výsledku kontroly,
• b) dátum  prerokovania  správy,   mená   zamestnancov   kontrolného   orgánu,  zástupcov kontrolovaného subjektu prítomných na prerokovaní správy  a  ďalšie  osoby  prítomné pri  prerokovávaní správy a ich podpisy,
• c) uloženie povinnosti v určenej lehote prijať opatrenia na nápravu nedostatkov zistených kontrolou  a  na  odstránenie  príčin  ich  vzniku a  predložiť    hlavnému   kontrolórovi písomný zoznam týchto opatrení,
• d) uloženie povinnosti v určenej lehote predložiť hlavnému kontrolórovi písomnú správu o splnení opatrení na nápravu nedostatkov zistených  kontrolou a o  odstránení   príčin ich  vzniku,
• potvrdenie kontrolovaného  subjektu o  vrátení  dokladov a písomností   poskytnutých na vykonanie kontroly.

Čl. 7
Záverečné ustanovenia

• Kontrola je skončená prerokovaním správy o výsledku kontroly, ak  boli kontrolou zistené nedostatky, alebo oboznámením  kontrolovaného  subjektu  so   záznamom z kontroly,   ak   kontrolný orgán nezistil nedostatky.
• Kontrola sa po prerokovaní správy o výsledku kontroly považuje za skončenú aj vtedy, ak sa  kontrolovaný  subjekt odmietne  oboznámiť s návrhom správy z kontroly a so  správou   o výsledku   kontroly,   písomne  sa  k  nej nevyjadrí,  alebo odmietne  podpísať zápisnicu o prerokovaní správy. Tieto skutočnosti sa uvedú v zápisnici.
• Hlavný kontrolór je povinný oznámiť podozrenie zo spáchania trestného činu, priestupku alebo zo spáchania iného správneho deliktu príslušným orgánom, pričom tieto podozrenia sa  v návrhu správy z kontroly a v správe o výsledku kontroly neuvádzajú.
• Ak tieto   pravidlá  kontrolnej   činnosti   neustanovujú  inak, pri kontrolnej  činnosti   sa  primerane použijú ustanovenia zákona č. 357/2015 o finančnej kontrole a audite  a o zmene a doplnení   niektorých zákonov.
• Pravidlá kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra mesta Nitry boli schválené na zasadnutí Mestského zastupiteľstva v Nitre uznesením číslo 39/2016-MZ dňa 10.3.2016 a nadobúdajú účinnosť dňom schválenia.