Model CAF

Čo je to model CAF?

Model CAF (Common Assessment Framework – Spoločný rámec hodnotenia) je medzinárodne uznávaný nástroj komplexného manažérstva kvality vyvinutým verejným sektorom pre verejný sektor a špeciálne prispôsobený pre potreby organizácií verejnej správy.

Čo je hlavným účelom modelu CAF?

Účelom modelu CAF je viesť verejné organizácie k dosiahnutiu najlepších možných výsledkov pomocou jednoduchého, prístupného a ľahko použiteľného konceptu hodnotenia. Tento model zaviedlo už viac ako 4000 organizácií EÚ, ktorých výsledky dokázali, že má svoje opodstatnenie.

Čo je hlavným cieľom modelu CAF?

  • Model CAF sa pomocou nástrojov kvality zameriava na:
    • rozvíjanie kvality verejnej správy,
    • zvyšovanie jej efektívnosti a vlastnej výkonnosti,
    • riešenie svojich úloh v prospech občana
    • zjednodušenie kontaktu obyvateľov s úradom
    • vlastný rozvoj zamestnancov
    • podporu trvalého zlepšovania, pričom sa zaoberá všetkými aspektmi organizačnej výnimočnosti.

Model CAF video
https://www.unms.sk/stranka/367/model-caf-promo-video/

Metodika modelu CAF 2020

Príručka modelu CAF 2020
https://cafcentrum.unms.sk/storage/DOKUMENTY/Pr%C3%ADru%C4%8Dka%20CAF%202020.pdf
Odborná metodika Získavanie spätnej väzby od zainteresovaných strán
https://cafcentrum.unms.sk/storage/DOKUMENTY/Z%C3%ADskavanie%20sp%C3%A4tnej%20v%C3%A4zb

Implementácia modelu CAF na úrade

 Mestský úrad v Nitre  sa zapojil do národného projektu a bol vybraný medzi 8 organizácií, ktoré budú s podporou ÚNMS SR  počas  14 mesiacoch zavádzať  systém  manažérstva kvality prostredníctvom modelu CAF (Common Assessment Framework). V projekte, ktorý odštartoval v marci 2021, ÚNMS SR bezodplatne poskytne Mestu Nitra školiteľskú, konzultačnú a posudzovateľskú činnosť počas celej doby implementačného cyklu modelu CAF. Model CAF dokáže  mestský úrad  implementovať s využitím vlastných zdrojov, t.j. využitím ľudského a odborného potenciálu jeho zamestnancov.

Hlavným cieľom projektu je aby samospráva zvýšila svoju efektivitu, výkonnosť a kvalitu riadenia mestského úradu, zamerala sa riešenia svojich úloh v prospech obyvateľov a umožnila svojim zamestnancom rozvíjať sa prostredníctvom zavedenia manažérstva kvality a v neposlednom rade získala medzinárodne uznávaný titul Efektívny používateľ modelu CAF.

Aplikácia modelu CAF znamená nielen vyhodnotenie všetkých oblastí fungovania úradu, ale tiež ich vzájomné ovplyvňovanie sa a zachytenie trendov, pričom poukazuje na oblasti pre zlepšenie. Model CAF je založený na predpoklade, že vedenie organizácie využíva stratégiu, plánovanie ale aj kontrolu a spätnú väzbu a to prostredníctvom svojich zamestnancov, zdrojov a procesov a využíva pri tom aj partnerstvá s ďalšími subjektmi.

Medzi hlavné priority pri implementácií systému manažérstva kvality podľa modelu CAF tak môžeme zaradiť iniciovanie záujmu zamestnancov o interné zlepšovanie, sledovanie a zvyšovanie spokojnosť zamestnancov, pravidelnú realizáciu samohodnotenia každé 2 roky, zvyšovanie povedomia o kvalite ako systémovom prístupe, zlepšenie vzťahov s partnermi a získanie titulu Efektívny používateľ modelu CAF.

  • Implementácia modelu CAF je rozdelená do 4 fáz:
    • príprava implementácie,
    • proces samohodnotenia,
    • proces zlepšovania
    • externá spätná väzba.

Samohodnotiaca správa poskytne analýzu čo mestský úrad robí, ako pristupuje k úlohám, ako a či realizuje merania, aké sú jej kľúčové výsledky výkonnosti a či sa v danej oblasti zlepšuje alebo naopak.

Ďalším krokom bude tzv. Akčný plán, čo je program ďalšieho a neustáleho zlepšovania sa. Bude obsahovať konkrétne návrhy a opatrenia, ako sa zlepšiť.

Nitrianska radnica chce byť moderným európskym úradom: https://nitra.sk/zobraz/obsah/33427

Vyhodnotenie otvorených otázok dotazníka „Vnímanie Mestského úradu v Nitre z pohľadu klienta alebo obyvateľa
Dotazník

Začiatok cesty s modelom CAF

Od marca 2021 prebieha na Mestskom úrade v Nitre zavádzanie manažérstva kvality prostredníctvom modelu CAF s metodickou podporou Úradu pre metrológiu, normalizáciu a skúšobníctvo SR. Má svoje logické kroky a postupnosť, ktorá má mestský úrad priviesť k výnimočnosti v oblastiach orientácia na výsledky,  zameranie na občana/zákazníka, vodcovstvo a stálosť cieľov, manažérstvo podľa procesov a faktov, zapojenie zamestnancov, trvalé zlepšovanie a inovácia a vzájomne výhodné/prospešné partnerstvá                           a spoločenská zodpovednosť. Cieľom implementácie modelu CAF na úrade je na kontinuálnych procesoch postavená kvalitná samospráva, ktorej služby sa hodnotia najmä podľa ich vplyvu na kvalitu života ľudí.

Na začiatku cesty s modelom CAF, hneď v prvom kroku, bolo potrebné rozhodnúť o garantovi modelu CAF na úrade, ktorý sa stal prednostu úradu Martin Horák a zvolenou metodičkou modelu CAF sa stala Monika Reiskupová z Odboru projektového a strategického riadenia. Implementáciu modelu CAF prebieha na celom Mestskom úrade v Nitre a podporuje ju široko vytvorený jeden CAF tím zo zamestnancov úradu, ktorí sa stali jeho súčasťou na základe zverejnenej výzvy a osobnej motivácie prispieť k zavedeniu manažérstva kvality. Ich vymenovanie prebehlo aj formálne prostredníctvom obdržaných menovacích dekrétov. Prvými záväznými prijatým dokumentmi k zavádzaniu manažérstva kvality na Mestskom úrade v Nitre sa stali Harmonogram implementácie modelu CAF v organizácii Mesto Nitra, ktorý popisuje cieľ implementácie, časový rámec a jednotlivé fázy implementácie a Komunikačný plán k zabezpečenie priebežnej komunikácie s relevantnými zainteresovanými stranami počas jednotlivých fáz implementácie modelu CAF.

Model CAF a proces samohodnotenie

Vytvorený CAF tím absolvoval v dňoch 26.4., 29.4. a 30.4.2021 prvé z plánovaných školení k modelu CAF a procesu samohodnotenia. Úradom pre metrológiu, normalizáciu a skúšobníctvo SR pridelená školiteľka Iveta Paulová, previedla CAF tím cez kľúčové oblasti a to predstavenie modelu CAF a jeho implementácie, výklad modelu CAF na úrovni kritérií a subkritérií, výklad panelov bodového hodnotenia a proces zlepšovania v modeli CAF.

V druhej fáze implementácie modelu CAF sa začal proces samohodnotenia. CAF tím v nasledujúcich mesiacoch intenzívne pracoval na samohodnotiacej správe úradu prostredníctvom 9 kritérií mapujúcej jeho činnosti a dosiahnuté výsledky v oblasti vodcovstva, stratégie, plánovania, zamestnancov, v partnerstvách, zdrojoch a tiež v procesoch. Za účelom dosiahnutia konsenzu individuálneho bodového hodnotenia správy, podľa v prípravnej fáze zvoleného jednoduchého panelu hodnotenia,  CAF tím absolvoval dňa 21. júla 2021 celodenný „konsenzus míting“ v priestoroch KC Zobor, ktorý pokračoval dňa 4. augusta 2021 už v priestoroch úradu.

Samohodnotiaca správa tak bola 17. augusta 2021 po niekoľko mesačnom úsilí CAF tímu, zapracovaní pripomienok od všetkých zamestnancov úradu a prebehnutom konsenzus mítingu schválená a predložená na posúdenie Úradu pre metrológiu, normalizáciu a skúšobníctvo SR.

Následne sa dňa 8. septembra 2021 na pôde Mestského úradu v Nitre konalo externé posúdenie tímom posudzovateľov z Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctva SR, ktorého cieľom bolo úradu „nastavilo zrkadlo“ za aktívnej účasti vedenia mesta,  garanta modelu CAF,  metodičky modelu CAF a celého CAF tímu. Na externom posúdení bola prítomná aj pridelená konzultantka Iveta Paulová z  Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctva SR, ktorá CAF tímu počas celej doby implementácie modelu CAF poskytuje neoceniteľnú metodickú podporu a sprevádza ho jeho jednotlivými krokmi.

Externé posúdenie prebiehalo počas celého dňa a posudzovatelia si prostredníctvom diskusie s členmi CAF tímu a miestnou obhliadkou úradu dopĺňali informácie o jeho činnosti. Každý vlastník kritéria v samohodnotiacej správe  z CAF tímu mal možnosť získať od externého posudzovateľa dôležitú spätnú väzbu na svoje kritérium. Posudzovatelia z externého prostredia pomenovali kľúčové silné stránky implementácie, ale tiež poukázali na kľúčové oblasti na zlepšovania sa.

Proces zlepšovania

Po posúdení dňa 30.09.2021 obdržaná písomná „Spätná správa z posúdenia na mieste podľa modelu CAF“  sa spolu s vypracovanou Samohodnotiacou správou úradu, získanými podnetmi a návrhmi na zlepšovania aj od zamestnancov úradu a dňa 13. októbra 2021 realizovaným školením CAF tímu stali východiskom pre prípravu Akčného plánu zlepšovania  úradu (ďalej len „APZ“) pre nasledujúce maximálne dvojročné obdobie.

Identifikované oblasti zlepšenia boli v dňa 15.11.2021v schválenom APZ mestského úradu, pretavené do jednotlivých aktivít a pracovných úloh, ale až ich napĺňaním v nasledujúcich mesiacoch bude môcť začať hovoriť o konkrétnych prínosoch implementácie modelu CAF. Aktivity sú zamerané prioritne na zlepšenie procesov úradu, na rozvoj zamestnancov, koncepčné ukotvenie aktivít úradu a zlepšenie služieb smerom k občanom/zákazníkom a zainteresovaným stranám a ich  postupná realizácia je vykonávaná v zmysle PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyklu.

Externá spätná väzba modelu CAF 

CAF tím absolvoval dňa 15.02.2022 posledné z plánovaných školení k Externej spätnej väzbe modelu CAF pod vedením Úradom pre metrológiu, normalizáciu a skúšobníctvo SR pridelenej školiteľky Ivety Paulovej. Obsahom školenia bolo zameranie sa na ciele a princípy, na  3 piliere Externej spätnej väzby modelu CAF, dotazníky hodnotenia a priebeh hodnotenia Externej spätnej väzby modelu CAF.

CAF tím aktuálne pripravuje podklady na Externú spätnú väzbu modelu CAF vrátane hodnotenia, ktoré budú spolu s prihláškou doručené na ÚNMS SR. Po obdržaní potrebných podkladov ÚNMS SR, bude stanovený termín konania hodnotenia Externej spätnej väzby na Mestskom úrade v Nitre, za účasti predstaviteľov zainteresovaných strán úradu. Po absolvovaní ESV sa rozhodne, či bude úradu udelený titul Efektívny používateľ modelu CAF. Implementáciu celého cyklu modelu CAF tak ukončí Externá spätná väzba ako štvrtá a záverečná fáza. Po jej skončení  však Mestský úrad v Nitre naplánuje na základe zapojenia sa do projektu ÚNMS SR, realizovať ďalšie samohodnotenie.

Model CAF je odporúčaný organizáciám verejnej správy v členských štátoch EÚ ako pomocný nástroj pre pochopenie techník manažérstva kvality. Preferuje sa v ňom princíp výnimočnosti organizácií v orientácií na výsledky, zameranie na občana/ zákazníka, vodcovstve a stálosti cieľov, trvalom zlepšovaní a manažérstve procesov podľa procesov a faktov, zapojení sa zamestnancov, trvalom zlepšovaní a inovácii, vzájomne výhodných a prospešných partnerstvách a spoločenskej zodpovednosti.


Nitrianska radnica chce byť moderným európskym úradom
https://nitra.sk/zobraz/obsah/33427

CAF zlepší prácu úradu 
https://en.calameo.com/read/00613114128af9121f2a1?page=21 

Boj o titul Efektívny používateľ modelu CAF
https://en.calameo.com/read/006131141e36dabd7ae24?page=21

Mestský úrad v Nitre pracuje na zlepšení
https://en.calameo.com/read/0061311416fdc7138de45


Vytvorené: 8. 9. 2022